Виробниче підприємство може роками вести частину обліку в бухгалтерській програмі, частину — в Excel, а планування виконувати вручну. Поки обсяги невеликі, така схема здається робочою. Але зі збільшенням кількості замовлень, матеріалів і виробничих операцій контролювати строки, запаси та собівартість стає дедалі складніше.
Автоматизація виробництва допомагає об’єднати ці процеси в єдиній системі. Проте починати проєкт потрібно не з вибору програми, а з розуміння того, як фактично працює підприємство і які проблеми необхідно вирішити.
Які задачі вирішує автоматизація виробництва
Головна мета автоматизації — створити керований ланцюг від потреби клієнта або виробничого плану до випуску готової продукції.
Залежно від підприємства система може охоплювати:
- замовлення клієнтів;
- планування виробництва;
- виробничі замовлення;
- специфікації продукції;
- закупівлю сировини;
- склад матеріалів;
- забезпечення виробництва;
- виробничі операції;
- випуск напівфабрикатів;
- випуск готової продукції;
- облік браку та відходів;
- розрахунок собівартості;
- склад готової продукції;
- продажі;
- фінансовий результат.
У результаті керівник отримує не набір розрізнених документів, а інформацію про те, що виробляється, які ресурси для цього використовуються та скільки фактично коштує продукція.
Починати потрібно з аналізу процесів
Перед тим як вибирати програмне забезпечення, потрібно описати поточний виробничий цикл.
Корисно пройти шлях конкретного замовлення: від його отримання до закупівлі матеріалів, передачі у виробництво, випуску та відвантаження продукції.
На цьому етапі часто виявляються типові проблеми: одна інформація вводиться декілька разів, фактичні залишки відрізняються від облікових, виробництво не бачить актуальних потреб, а собівартість визначається із запізненням.
Тільки після такого аналізу можна визначати вимоги, яким повинна відповідати програма для виробництва.
Як організувати облік виробництва
Якісний облік виробництва повинен давати відповідь щонайменше на три питання: що підприємство виготовило, які ресурси використало і скільки коштував випуск.
Для цього в системі необхідно правильно організувати довідники матеріалів і продукції, специфікації, склади, виробничі підрозділи та правила відображення витрат.
Наприклад, для виготовлення одиниці продукції потрібен визначений набір сировини та комплектуючих. Система повинна допомагати зіставити потребу з фактичними запасами, зафіксувати використані матеріали та відобразити випуск.
Чим складніше виробництво, тим більше значення мають напівфабрикати, декілька виробничих етапів, непрямі витрати та правила розрахунку собівартості.
Чому автоматизація складу пов’язана з виробництвом
Виробництво не можна автоматизувати окремо від матеріального обліку.
Якщо система показує 500 одиниць сировини, але фактично на складі є лише 300, навіть правильно сформований виробничий план неможливо виконати.
Тому потрібно забезпечити контроль:
- надходження матеріалів;
- залишків;
- резервів;
- переміщень;
- передачі у виробництво;
- повернення матеріалів;
- випуску напівфабрикатів;
- готової продукції;
- інвентаризацій.
Коли складські та виробничі операції працюють в одній системі, підприємство отримує значно точнішу картину доступних ресурсів.
Планування матеріалів і закупівель
Наступний рівень автоматизації — не просто фіксувати використання сировини, а заздалегідь визначати потребу в ній.
Якщо підприємство знає план виробництва та склад продукції, система може допомагати оцінювати потребу в матеріалах з урахуванням наявних запасів.
Тоді закупівлі отримують відповідь не тільки на питання «що закінчується на складі?», а й «що потрібно придбати для виконання майбутнього виробничого плану?».
Це особливо важливо для підприємств із великим асортиментом комплектуючих або тривалими строками поставки.
Як автоматизація допомагає контролювати собівартість
Собівартість — одна з головних причин переходу від простого складського обліку до комплексної виробничої системи.
Підприємству недостатньо знати лише вартість використаної сировини. У виробництві можуть виникати зарплатні, енергетичні та інші прямі й непрямі витрати.
Система повинна накопичувати необхідні дані та розподіляти витрати відповідно до прийнятої моделі обліку.
Це дозволяє порівнювати планову й фактичну собівартість, знаходити відхилення та аналізувати рентабельність продукції.
Коли потрібна ERP для виробництва
Невеликому підприємству не завжди потрібна повноцінна ERP. Якщо виробничий цикл простий, іноді достатньо системи для базового управління замовленнями, матеріалами та випуском.
ERP для виробництва стає актуальною, коли необхідно пов’язати виробниче планування з ресурсами, закупівлями, складом, продажами, фінансами та управлінською звітністю.
Одним із рішень для комплексної автоматизації є BAS ERP. Система орієнтована на підприємства, яким потрібне управління не окремою ділянкою, а взаємопов’язаними процесами компанії.
Наприклад, замовлення клієнта може формувати потребу у виробництві. Виробничий план визначає потребу в матеріалах. Відсутні матеріали створюють потребу в закупівлях, а закупівлі — у фінансуванні. Саме такі взаємозв’язки і є одним із ключових завдань ERP.
Типові помилки автоматизації виробництва
Перша помилка — намагатися автоматизувати процес, який не має зрозумілих правил. Якщо працівники по-різному оформлюють однакові операції, спочатку потрібно стандартизувати процес.
Друга — автоматизувати одразу все підприємство. Великий проєкт доцільно розділяти на логічні етапи та визначати пріоритетні процеси.
Третя — ігнорувати якість нормативно-довідкової інформації. Помилки в номенклатурі та специфікаціях безпосередньо впливають на планування й собівартість.
Четверта — переносити старі процеси в нову систему без аналізу. Частина звичних операцій може бути зайвою або реалізовуватися в сучасній системі простіше.
П’ята — недооцінювати навчання. Автоматизація змінює щоденну роботу співробітників, тому користувачі повинні розуміти не тільки кнопки програми, а й нову послідовність операцій.
Яку програму для виробництва обрати
Вибір залежить від складності підприємства.
Для невеликого виробництва важливими можуть бути замовлення, матеріали, випуск і базовий розрахунок собівартості. Для середнього підприємства додаються планування, забезпечення матеріалами, напівфабрикати, декілька складів і детальніша аналітика.
Для великої компанії програма для виробництва повинна працювати як частина загальної системи управління ресурсами підприємства. У такому випадку варто розглядати ERP-рішення.
Перед вибором потрібно визначити не максимальну кількість доступних функцій, а конкретний перелік процесів, які підприємство хоче контролювати.
З чого почати автоматизацію підприємства
Практична послідовність може виглядати так:
- описати поточний виробничий процес;
- визначити основні проблеми;
- перевірити якість обліку матеріалів і залишків;
- описати структуру продукції та специфікації;
- визначити модель виробничого обліку;
- сформувати вимоги до планування;
- визначити правила розрахунку собівартості;
- вибрати програмне рішення;
- спланувати перенесення даних;
- протестувати основні сценарії;
- навчити користувачів;
- запускати систему поетапно.
Такий підхід дозволяє починати автоматизацію не з програмного забезпечення, а з реальних задач підприємства.
Автоматизація повинна давати вимірюваний результат
Успішна автоматизація виробництва — це не кількість створених документів або встановлених модулів. Її результатом має бути кращий контроль матеріалів, виробничих замовлень, строків, витрат і собівартості.
Правильно вибрана система створює єдиний інформаційний ланцюг між продажами, виробництвом, закупівлями, складом і фінансами. А керівництво отримує дані, необхідні для оцінки завантаження підприємства, витрат і рентабельності продукції.
Тому впровадження варто починати з аналізу процесів і чітких бізнес-цілей. І лише після цього вибирати між базовою програмою виробничого обліку та комплексною ERP для виробництва.
