Производственное предприятие может годами вести часть учета в бухгалтерской программе, часть — в Excel, а планирование выполнять вручную. Пока объемы небольшие, такая схема кажется рабочей. Но с увеличением количества заказов, материалов и производственных операций контролировать сроки, запасы и себестоимость становится все сложнее.
Автоматизация производства помогает объединить эти процессы в единой системе. Однако начинать проект нужно не с выбора программы, а с понимания того, как фактически работает предприятие и какие проблемы необходимо решить.
Какие задачи решает автоматизация производства
Главная цель автоматизации — создать управляемую цепочку от потребности клиента или производственного плана до выпуска готовой продукции.
В зависимости от предприятия система может охватывать:
- заказы клиентов;
- планирование производства;
- производственные заказы;
- спецификации продукции;
- закупку сырья;
- склад материалов;
- обеспечение производства;
- производственные операции;
- выпуск полуфабрикатов;
- выпуск готовой продукции;
- учет брака и отходов;
- расчет себестоимости;
- склад готовой продукции;
- продажи;
- финансовый результат.
В результате руководитель получает не набор разрозненных документов, а информацию о том, что производится, какие ресурсы для этого используются и сколько фактически стоит продукция.
Начинать нужно с анализа процессов
Перед тем как выбирать программное обеспечение, нужно описать текущий производственный цикл.
Полезно пройти путь конкретного заказа: от его получения до закупки материалов, передачи в производство, выпуска и отгрузки продукции.
На этом этапе часто выявляются типичные проблемы: одна информация вводится несколько раз, фактические остатки отличаются от учетных, производство не видит актуальных потребностей, а себестоимость определяется с запозданием.
Только после такого анализа можно определять требования, которым должна соответствовать программа для производства.
Как организовать учет производства
Качественный учет производства должен давать ответ как минимум на три вопроса: что предприятие изготовило, какие ресурсы использовало и сколько стоил выпуск.
Для этого в системе необходимо правильно организовать справочники материалов и продукции, спецификации, склады, производственные подразделения и правила отображения затрат.
Например, для изготовления единицы продукции нужен определенный набор сырья и комплектующих. Система должна помогать сопоставить потребность с фактическими запасами, зафиксировать использованные материалы и отобразить выпуск.
Чем сложнее производство, тем больше значения имеют полуфабрикаты, несколько производственных этапов, непрямые затраты и правила расчета себестоимости.
Почему автоматизация склада связана с производством
Производство нельзя автоматизировать отдельно от материального учета.
Если система показывает 500 единиц сырья, но фактически на складе есть только 300, даже правильно сформированный производственный план невозможно выполнить.
Поэтому нужно обеспечить контроль:
- поступления материалов;
- остатков;
- резервов;
- перемещений;
- передачи в производство;
- возврата материалов;
- выпуска полуфабрикатов;
- готовой продукции;
- инвентаризаций.
Когда складские и производственные операции работают в одной системе, предприятие получает значительно более точную картину доступных ресурсов.
Планирование материалов и закупок
Следующий уровень автоматизации — не просто фиксировать использование сырья, а заранее определять потребность в нем.
Если предприятие знает план производства и состав продукции, система может помогать оценивать потребность в материалах с учетом имеющихся запасов.
Тогда закупки получают ответ не только на вопрос «что заканчивается на складе?», а и «что нужно приобрести для выполнения будущего производственного плана?».
Это особенно важно для предприятий с большим ассортиментом комплектующих или длительными сроками поставки.
Как автоматизация помогает контролировать себестоимость
Себестоимость — одна из главных причин перехода от простого складского учета к комплексной производственной системе.
Предприятию недостаточно знать лишь стоимость использованного сырья. В производстве могут возникать зарплатные, энергетические и другие прямые и непрямые затраты.
Система должна накапливать необходимые данные и распределять затраты в соответствии с принятой моделью учета.
Это позволяет сравнивать плановую и фактическую себестоимость, находить отклонения и анализировать рентабельность продукции.
Когда нужна ERP для производства
Небольшому предприятию не всегда нужна полноценная ERP. Если производственный цикл простой, иногда достаточно системы для базового управления заказами, материалами и выпуском.
ERP для производства становится актуальной, когда необходимо связать производственное планирование с ресурсами, закупками, складом, продажами, финансами и управленческой отчетностью.
Одним из решений для комплексной автоматизации является BAS ERP. Система ориентирована на предприятия, которым нужно управление не отдельной областью, а взаимосвязанными процессами компании.
Например, заказ клиента может формировать потребность в производстве. Производственный план определяет потребность в материалах. Отсутствующие материалы создают потребность в закупках, а закупки — в финансировании. Именно такие взаимосвязи и являются одной из ключевых задач ERP.
Типичные ошибки автоматизации производства
Первая ошибка — пытаться автоматизировать процесс, который не имеет понятных правил. Если сотрудники по-разному оформляют одинаковые операции, сначала нужно стандартизировать процесс.
Вторая — автоматизировать сразу все предприятие. Большой проект целесообразно разделять на логические этапы и определять приоритетные процессы.
Третья — игнорировать качество нормативно-справочной информации. Ошибки в номенклатуре и спецификациях непосредственно влияют на планирование и себестоимость.
Четвертая — переносить старые процессы в новую систему без анализа. Часть привычных операций может быть излишней или реализовываться в современной системе проще.
Пятая — недооценивать обучение. Автоматизация меняет повседневную работу сотрудников, поэтому пользователи должны понимать не только кнопки программы, но и новую последовательность операций.
Какую программу для производства выбрать
Выбор зависит от сложности предприятия.
Для небольшого производства важными могут быть заказы, материалы, выпуск и базовый расчет себестоимости. Для среднего предприятия добавляются планирование, обеспечение материалами, полуфабрикаты, несколько складов и более детальная аналитика.
Для крупной компании программа для производства должна работать как часть общей системы управления ресурсами предприятия. В таком случае стоит рассматривать ERP-решения.
Перед выбором нужно определить не максимальное количество доступных функций, а конкретный перечень процессов, которые предприятие хочет контролировать.
С чего начать автоматизацию предприятия
Практическая последовательность может выглядеть так:
- описать текущий производственный процесс;
- определить основные проблемы;
- проверить качество учета материалов и остатков;
- описать структуру продукции и спецификации;
- определить модель производственного учета;
- сформировать требования к планированию;
- определить правила расчета себестоимости;
- выбрать программное решение;
- спланировать перенос данных;
- протестировать основные сценарии;
- обучить пользователей;
- запускать систему поэтапно.
Такой подход позволяет начинать автоматизацию не с программного обеспечения, а с реальных задач предприятия.
Автоматизация должна давать измеримый результат
Успешная автоматизация производства — это не количество созданных документов или установленных модулей. Ее результатом должно быть лучшее управление материалами, производственными заказами, сроками, затратами и себестоимостью.
Правильно выбранная система создает единую информационную цепочку между продажами, производством, закупками, складом и финансами. А руководство получает данные, необходимые для оценки загрузки предприятия, затрат и рентабельности продукции.
Поэтому внедрение стоит начинать с анализа процессов и четких бизнес-целей. И лишь после этого выбирать между базовой программой производственного учета и комплексной ERP для производства.
