Уявіть собі: працює онлайн-магазин в Україні, продажі йдуть — і раптом приходить перевірка і вимагає чеків. Питання звучить так: чи потрібен касовий апарат інтернет-магазину? Або інакше: чи потрібна каса для інтернет-магазину? А може: чи потрібна РРО для інтернет-магазину? І головне: чи можна працювати в онлайн-магазині без касового апарату? У цій статті буде детально і жваво розглянуто: в яких випадках не потрібен касовий апарат, коли він обов’язковий, як вибрати між класичною РРО і програмною, і які практичні поради допоможуть інтернет-торговцю не стати «жертвою закону».
Коли інтернет-магазину потрібен касовий апарат
Коли запускаєш онлайн-магазин і хочеш приймати оплату від клієнта — чи то готівкою, карткою або через еквайринг — важливо розуміти: термін «касовий апарат» тут може означати два варіанти: класичний апарат-РРО або його сучасний аналог — програмний РРО (ПРРО). Згідно із законодавством України будь-яка «розрахункова» дія — прийом оплати за товар або послугу — є підставою для використання РРО/ПРРО.
Наприклад:
- Покупець оплатив товар карткою через сайт — значить, онлайн-магазин повинен видати фіскальний чек і врахувати операцію через РРО/ПРРО.
- Кур’єр приїхав з товаром, клієнт платить готівкою при отриманні — така ситуація теж вимагає фіскалізації.
- Веб-магазин приймає передоплату через еквайрингову систему — фіскальний чек потрібен вже на цьому етапі (або відразу після передачі товару/послуги) згідно з правилами.
Важливо: з 1 жовтня 2023 року правила посилені — штрафи за неподання РРО/ПРРО повернулися для всіх категорій підприємців.
Чому це важливо
Якщо проігнорувати вимогу, можна отримати серйозний штраф: наприклад, штраф за неподання РРО або використання неналежним чином — до 100% і 150% вартості товару або послуги, за попередніми нормами.
Одним словом: якщо ви хочете працювати «по-білому» і не чекати сюрпризів від податкової — краще заздалегідь розібратися, коли потрібен касовий апарат інтернет-магазину.
Чи можна працювати без касового апарату: винятки та нюанси
Хороша новина: так — є ситуації, коли касовий апарат інтернет-магазину не обов’язковий. Це скоріше окремі випадки, ніж правило. Розглянемо, коли можна обійтися без РРО/ПРРО.
Коли каса не потрібна
- Якщо підприємець-ФОП другої-четвертої групи отримує оплату виключно переказом за реквізитами (на рахунок IBAN), без використання еквайрингу, терміналів, готівки.
- Якщо підприємець належить до групи-1 єдиного податку і діяльність відповідає критеріям (роздрібна торгівля на ринках, без залучення найманих осіб) — тоді каса може не бути потрібна.
- Якщо використовується банківська каса або ПТКС-термінал (банківський самообслуговування), і оплата надходить безпосередньо на рахунок продавця через касу банку — це частково виняток.
Однак: нюанси
- Якщо хоч один платіж буде через еквайринг, термінал, готівку або картку — виняток перестає діяти, і РРО/ПРРО потрібні.
- «Інтернет-магазин» тільки через переказ на IBAN — це ідеальний варіант без РРО, але насправді багато хто частіше використовує еквайринг і картки, тому перевірте ситуацію.
- Військовий стан не скасовує норми про обов’язковий РРО, просто штрафи були тимчасово знижені.
Зведення-лайфхак
- Якщо приймаєте тільки переказ на рахунок — шанс працювати без каси.
- Якщо приймаєте картки, готівку, еквайринг, кур’єрську оплату — треба мати РРО або ПРРО.
- Оцініть сценарії оплати та доставки у своєму магазині, перш ніж закривати цю тему.
Який варіант вибрати: РРО чи ПРРО, чи касовий апарат?
В умовах онлайн-торгівлі класичний касовий апарат (стіл, друк чека, стрічка паперу) все частіше поступається місцем програмним рішенням. Але варто розуміти, що вибір залежить від формату бізнесу.
Що таке РРО та що таке ПРРО
- РРО (реєстратор розрахункових операцій) – фізичний пристрій (касовий апарат або фіскальний реєстратор) з фіскальним модулем, який фіксує продажі, видає паперовий чек і надсилає дані контролюючого органу.
- ПРРО (програмний реєстратор розрахункових операцій) – програмний варіант: все в софті, чек може бути електронним, дані йдуть онлайн у податкову, часто дешевше та простіше.
Порівняння
| Критерій | РРО (апарат) | ПРРО (програма) |
|---|---|---|
| Вартість | вище: покупка, пломбування, обслуговування | нижче: ліцензія/підписка, мінімальне обладнання |
| Підхід для інтернет-магазину | потрібен якщо є видача товару, кур’єр та печатка чеків на місці | відмінно підходить для веб-магазинів, віддалених точок, доставки. |
| Гнучкість | менше: фізична точка, пристрій на місці | велика гнучкість: працює будь-де, частіше інтеграція з CRM/сайтами |
| Вимоги законодавства | однаково обов’язковий там, де застосовується | повноцінно відповідає законодавству |
Практична порада
Для інтернет-магазину з доставкою по Україні та оплатою онлайн картками — ПРРО виглядає логічним вибором: менше витрат, зручність, цифровий чек. А ось якщо є пункт видачі з касою або багато кур’єрів з готівкою — можливо, варто вибрати класичний РРО або гібрид.
Також: перевірте, чи підтримує ваша платіжна система або сайт інтеграцію з ПРРО (модуль, API) — це позбавить від головного болю.
Практичні поради для власника інтернет-магазину
- Проаналізуйте сценарії оплати — складіть список: готівка при видачі? картка через сайт? переказ на рахунок? еквайринг? кур’єр-оплата?
- Перевірте статус підприємця — яка група ФОП/юридична особа? На групі 1 простіше без РРО, але часто онлайн-торгівля вимагає групи 2-4.
- Виберіть відповідний інструмент — якщо переважно онлайн-оплата без готівки → вибирайте ПРРО; якщо багато готівки/видач — розгляньте РРО.
- Реєстрація та запуск — подайте форму реєстрації РРО або заяву на ПРРО; налаштуйте інтеграцію з сайтом; протестуйте видачу чеків.
- Видача чека покупцеві — не просто формальність: чек може бути електронним, але повинен відповідати вимогам.
- Облік помилок і штрафів — будьте обережні: за порушення — штрафи, іноді значні.
- Слідкуйте за оновленнями законодавства — умови можуть змінюватися, і бізнес-модель вимагає адаптації.
Типові помилки, яких варто уникати
- Ігнорування наявності еквайрингу та карт-оплати, думаючи, що «ми онлайн, значить без каси». Ні — картка = розрахункова операція.
- Неправильна установка виду діяльності, групи податку — потім проблеми з фіскалізацією.
- Видача тільки квитанцій або чеків від терміналів самообслуговування і думати, що закон виконаний — не завжди так.
- Затримка з реєстрацією РРО/ПРРО — навіть якщо «тільки-тільки стартуємо» — краще заздалегідь.
Чи потрібний касовий апарат інтернет-магазину?
Так і ні. Все залежить від моделі бізнесу та схеми оплати-доставки. Якщо інтернет-магазин приймає оплату карткою, готівкою, еквайрингом, через кур’єра або самовивозом — то касовий апарат (РРО) або програмний РРО (ПРРО) потрібен. Якщо ж приймається тільки переказ на рахунок IBAN, без еквайрингу і податки на спрощеній системі, і діяльність відповідає групі 1 або іншому виняткові — можна обійтися без нього.
Для власника інтернет-магазину важливо: не страхувати бізнес, не «дивитися, що буде», а проаналізувати свою ситуацію, вибрати і впровадити рішення. Це не просто «щось купити», це частина репутації бізнесу, його стійкості і довіри покупців.