Будь-який автопарк або підприємство з машиною — це не тільки двигуни та шини, але ще й паливно-мастильні матеріали (ПММ). Коли витрата палива стає незрозумілою, бухгалтерія втрачає сон, а податкова проявляє інтерес з лупою. Давайте розберемося: як повинен вестися облік палива, як організувати облік ПММ на підприємстві, чи можна списувати паливо без дорожніх листів, і як правильно зробити це в системі 1С:Бухгалтерія (Україна) — з проводками і практичними порадами.
Чому облік палива став головним болем
Паливо як вода — ллєш, ллєш, а скільки витекло — не зловиш. Особливо актуально для України після скасування примусових норм витрати палива (наказ № 43 Мінтрансу України від 10.02.1998 р.). Станом на 2025 рік обов’язкових норм більше немає.
Як ведеться облік палива: від приходу до списання
Облік з ПММ на підприємстві
На рівні бухгалтерії при придбанні та списанні палива використовується рахунок 203 «Паливо».
Більш конкретно:
Дебет 203 (або субрахунок 203.x) — надходження палива або талонів на паливо.
Кредит рахунку постачальника (наприклад, 631) або Кт 311/301 — виплати.
При списанні: Дебет рахунку витрат (наприклад, 23, 91-94) — Кредит 203.
Приклад: підприємство придбало бензин; облік: Дт 203 — Кт 631 при оприбуткуванні. При списанні: Дт 23 (або ін.) — Кт 203.
Чи можна списувати паливо без дорожніх листів?
Коротко: формально обов’язкових нормативів немає, але…
Подорожній лист — один з важливих документів, який дозволяє обґрунтувати витрату палива. Без нього підприємство ризикує потрапити під увагу. У статті «Списання палива на підприємстві» йдеться про те, що дорожні листи (або аналогічні документи) необхідні для фіксації пробігу, маршруту, часу, машини.
Якщо просто списати паливо «за фактом заправки» — без документації — бухгалтерія ризикує:
- бути змушеною включити ПДВ і податок на прибуток за витрату без обґрунтування;
- не мати права віднести витрати на ПММ до витрат податкового періоду (якщо немає підтверджень).
Висновок: формально «можна», але не рекомендується — краще вести дорожні листи (або аналогічні форми) і фіксувати витрату.
Облік палива в 1С і як правильно списувати паливо в 1С
Якщо використовується 1С:Бухгалтерія (або конфігурація обліку транспорту/ПММ) — то алгоритм приблизно такий:
- заведена номенклатура «ПММ» або «Паливо»;
- у довіднику номенклатури вказані види палива;
- створюється документ надходження палива на рахунок 203;
- на момент списання оформляється документ списання палива (або акт списання) — із зазначенням норм, факту та відхилень;
- в 1С можна налаштувати аналітику 203.1, 203.2 тощо: наприклад, 2031 «ПММ автомобілі», 2032 «ПММ на складі».
Практична порада: налаштуйте картку авто і облік палива в 1С так, щоб автоматично фіксувався пробіг, маршрут (якщо є GPS) і фактична витрата. Тоді при списанні автоматично буде видно відхилення від норми — менше ручної роботи.
Практичний посібник: як зробити так, щоб не було перевірки
Крок 1: Затвердіть норми витрати пального
Після скасування наказу 43 підприємства можуть
- застосовувати методичні рекомендації (базові норми)
- розробити свої внутрішні норми.
- Норми потрібні, щоб не писати «довільно списали 500 л» і не пояснювати «а чому так багато».
Крок 2: Документуйте рух палива
Обов’язково вести:
- дорожні листи або аналогічні форми із зазначенням машини, маршруту, показань спідометра, літрів палива;
- акти списання палива з розрахунком норм і факту;
- зберігайте чеки АЗС і звіти водіїв
Крок 3: Відобразіть облік у бухгалтерії
- Придбання: Дт 203 – Кт 631/311/301 (залежить від оплати)
- Списання в межах норми: Дт 23/91/92/93/94 – Кт 203.1 (або 203.x)
- Перевитрата (без пояснення): Дт 947 – Кт 203.1
- Якщо паливо використано не за господарською діяльністю: нарахування ПДВ і визнання блага співробітника.
Крок 4: Контроль та аналіз
Варто впровадити:
- журнал обліку палива по машинах з аналізом «норма / факт»;
- зведення по відхиленнях > 10 % і поясненнями;
- регламент для паливних карток і талонів: наприклад, як видається, перевірка чеків.
Часті помилки, яких можна уникнути
- Списання палива «на око» — без дорожніх листів або звітів від водіїв.
- Використання талонів і паливних карток без звіту та фіксації факту використання.
- Незатверджені норми витрати — відкрита дорога до претензій.
- Відсутність аналітики за субрахунками 203.1, 203.2 — все «в купу».
- Списання понад норму і включення цієї суми до витрат без пояснення — може бути визнано витратою, не пов’язаною з господарською діяльністю.
Порівняння підходів: з дорожніми листами та без
| Підхід | Переваги | Ризики |
|---|---|---|
| З дорожніми листами (або аналогами) + затверджені норми | Точна база, менше питань від перевіряючих, контроль витрат | Необхідно організувати процес, час на оформлення |
| Без дорожніх листів, просто «за заправками» | Мінімум паперової роботи | Високий ризик: витрати не обґрунтовані, претензії від податкової, ПДВ/ПДФО на співробітника, відмова у витрати |
Краще витратити трохи більше зусиль сьогодні, ніж потім відвойовувати витрати та рятуватися від донарахувань.
Підсумуємо: як влаштований ідеальний облік палива
- Затверджено внутрішній регламент витрати палива на машину/тип техніки.
- Ведення дорожнього листа або аналогічної форми — маршрут, пробіг, витрата.
- Придбання палива обліковується на рахунку 203 з аналітикою за видами та місцями.
- Списання палива відображено в бухгалтерії через проводки: Дт (витрати) – Кт 203; перевитрата – Дт 947 – Кт 203.
- Використання системи 1С: налаштування довідників, аналітики та звітів.
- Контроль: щомісячний аналіз «норма vs факт», перевірка документів.
Якщо все це організовано — облік палива перестає бути чорною дірою і стає інструментом контролю. Можна з упевненістю сказати, що витрати на ПММ не тільки враховані, але й обґрунтовані.