Компанія росте, нові співробітники, більше завдань — і з’являється звітність, графіки, бажання бачити, що працює, а що ні. Коли незрозуміло, хто і навіщо робить те чи інше, все перетворюється на хаос — втрачається час, цілі розмиваються, мотивація падає. Саме тут на сцену виходить система KPI. Що таке KPI, як розрахувати KPI, що таке оклад KPI, які види KPI бувають і особливо — що таке KPI у виробництві.
Що таке KPI
KPI — це «ключові показники ефективності» (або, якщо точніше: ключові показники діяльності) — цифри, які показують, скільки і якого результату отримано, і наскільки ефективно витрачено ресурси.
Важливо: KPI — не просто метрика. Не варто говорити «ми все зробили», без цифри не зрозумієш, наскільки добре. Як то кажуть: «Те, що не вимірюється — не керується».
По суті KPI — це дзеркало: заглянув і зрозумів, де дорога гладка, а де затор.
«KPI або ключові показники ефективності — це фінансові та нефінансові показники, які допомагають оцінити ефективність поточної діяльності».
Чому KPI – не просто модне слово
Бізнес, особливо якщо він зростає, потребує чіткого уявлення: що сьогодні добре, що завтра гірше і куди рухатися. Без системи показників можна лише гадати: «здається, працюємо нормально». А KPI роблять роботу відчутною, об’єктивною.
Якщо система впроваджена грамотно, вона стає інструментом мотивації, регулювання процесів і контролю. Якщо ні — учасники можуть відчувати себе заручниками цифр, які не відображають реальності.
Як розрахувати KPI: практичні приклади
Коли кажуть «розрахувати KPI», часто уявляють складні формули. Але почнемо з простого: KPI повинен бути вимірюваним, конкретним і пов’язаним з метою.
Етапи розрахунку
- Визначити мету (наприклад, «збільшити виручку відділу на 15% до кінця року»).
- Вибрати метрику, за якою будемо вимірювати (наприклад, виручка, кількість продажів, середній чек).
- Розрахувати базове значення (наприклад, виручка за минулий рік була 1 000 000 грн).
- Встановити цільове значення (1 150 000 грн).
- Прописати формулу: наприклад, KPI = (Фактичне / Планове) × 100 %.
- Контролювати результати і коригувати при необхідності.
Конкретний приклад
Припустимо, відділ продажів в Україні: план на квартал 500 000 грн виручки. Факт: 400 000 грн.
KPI = (400 000 грн / 500 000 грн) × 100 % = 80 %.
Якщо мета — 100 %, то виконано на 80 %. Значить — недоробили, потрібно розбиратися: дзвінків менше? Конверсій мало? Або середній чек впав?
Ось ще: оператор техпідтримки: час реакції на заявку. План — не більше 4 годин у 70 % випадків. Факт: 65 % випадків. Значить KPI = 65 % ÷ 70 % ≈ 93 %.
Тут видно слабке місце: або норматив занадто суворий, або процес слабкий.
Кілька формул для різних ситуацій
- Відсоток виконання плану: Факт ÷ План × 100 %.
- KPI «часу» = (Кількість випадків, де час ≤ норми) ÷ (Загальна кількість випадків) × 100 %.
- KPI «витрати» = (Планові витрати – Фактичні витрати) ÷ Планові витрати × 100 %.
Якщо переглянути дослідження, видно, що методика розрахунку KPI однаково актуальна і для маркетингу, і для виробництва.
Що таке «оклад KPI»
Фраза «оклад KPI» звучить як щось дивне — на кшталт «зарплата за метрикою». Що це на практиці?
Оклад KPI — це фіксована частина оплати роботи співробітника (або циклу) плюс змінна частина, прив’язана до виконання KPI. Тобто: частина зарплати гарантована, інша — залежить від результату.
Це схема мотивації: якщо KPI виконано — доплата, премія; не виконано — можливий штраф або просто відсутність бонусу.
Такий підхід допомагає:
- зробити прозорим зв’язок між «я працюю» і «я отримую».
- посилити відповідальність — підлеглий розуміє: результат важливий.
- управляти очікуваннями співробітника і компанії — що вважати успіхом.
Однак, тут є підводні камені:
- Якщо KPI визначені неправильно — працівники почнуть «робити папірці», лише щоб цифри збігалися.
- Якщо фіксована частина занадто мала — співробітник відчуває себе під тиском, стресує, якість падає.
- Якщо механізм бонусу нечіткий — замість мотивації — розчарування.
Тому при введенні «окладу KPI» важливо:
- вибирати реальні завдання, на які співробітник може впливати;
- не навішувати занадто багато показників на одну людину;
- коригувати показники, якщо зміниться бізнес-контекст.
Які види KPI бувають
Коли розумієшся на KPI, виявляється: їх — не один-два, а безліч. Діляться вони за різними ознаками: за характером, за рівнем, за функцією. Ми розкладемо це як на зламаний холодильник: видно всі деталі, які раніше приховані.
Основні підходи до класифікації
За призначенням:
- KPI результату — скільки (наприклад, виручка, продано одиниць).
- KPI витрат — скільки ресурсів витрачено (наприклад, собівартість, час).
- KPI функціонування (процесів) — наскільки коректно проходили процеси (наприклад, час циклу).
- KPI продуктивності — співвідношення результату до ресурсів/часу (наприклад, виручка на співробітника).
За рівнем:
- Стратегічні KPI — довгострокові, для топ-менеджменту.
- Оперативні KPI — для відділів, на короткі терміни.
- За сферою застосування: фінансові, клієнтські, внутрішніх процесів, розвитку — входить в модель «BSC» (збалансована система показників).
Приклад поширених KPI
- Виручка (квартал/рік)
- Середній чек
- Конверсія дзвінка → угода
- Час обробки заявки
- Кількість браку або дефектів
- NPS (індекс лояльності клієнта)
- Виручка на одного співробітника
- Плинність кадрів
Як відрізнити «правильний» KPI від недоречного
Правильний KPI — той, на який співробітник або підрозділ може впливати. Якщо метрика залежить від зовнішніх умов, її впровадження — великий ризик.
Також показник повинен бути вимірюваним і мати чітке значення: не «поліпшити клієнтський сервіс», а «скоротити час відповіді на заявку до 4 годин у 70 % випадків».
Що таке KPI у виробництві
Коли мова переходить до виробництва, KPI починають звучати інакше: не просто продажі та маркетинг, а деталі, які миготять «за лаштунками»: лінії, браки, обладнання, завантаження.
Чому виробництво – це особливий випадок
Виробництво — це живий організм: обладнання працює, люди взаємодіють, процеси змінюються, вихід продукції залежить від безлічі факторів. Тут система KPI допомагає:
- бачити, наскільки лінія завантажена;
- контролювати якість і дефекти;
- керувати часом переналагодження, випуском, простоєм.
Наприклад, використовується метрика OEE (Overall Equipment Effectiveness — загальна ефективність обладнання), яка показує сукупний ефект від завантаження, швидкості та якості.
Якщо обладнання стоїть 10 % часу — це вже зайва «вилка» в балансі. Якщо дефекти — це збитки. І KPI допомагають все це побачити.
Практичний приклад KPI для виробництва
Підприємство випускає деталі. Потрібно покращити випуск без зростання витрат. Приклади:
- Міра: кількість деталей/зміну. План: 500 шт. Факт: 450 шт. KPI = 90%.
- Міра: відсоток браку. План: ≤ 2%. Факт: 3%. KPI = (2 ÷ 3) × 100 % ≈ 66 %.
- Міра: час простоїв обладнання. План: не більше 40 годин/місяць. Факт: 55 годин. KPI = (40 ÷ 55) × 100 % ≈ 73 %.
Поради щодо впровадження у виробництві
- Переконатись, що дані збираються надійно: датчики, облік простоїв, система контролю якості.
- Не навішувати десятки KPI відразу: завод може заплутатися. Краще 5-8 важливих.
- Порівнювати показники з галузевими стандартами чи конкурентами (якщо є дані).
- Робити візуалізацію: табло, графіки, звіти. Люди повинні бачити «круто/не круто».
- Регулярно переглядати: якщо обладнання модернізовано, потрібні нові цілі. Якщо ринок змінився, переглядають KPI.
KPI – не просто абревіатура. Це інструмент – чіткий, цифровий, прозорий. Розібратися з тим, що таке KPI, як розрахувати KPI, що мається на увазі під оклад KPI, які види KPI бувають і як це все працює на виробництві, важливо, якщо бізнес хоче рости, а не «пливти за течією».