У вік месенджерів та соціальних мереж електронна пошта залишається одним із головних інструментів ділового спілкування. Вміти грамотно і лаконічно писати листи – значить справляти гарне враження на колег, партнерів та клієнтів. Але в університетах, як правило, не дають тих практичних навичок, які справді потрібні у реальному діловому листуванні.
Ось кілька простих правил, які допоможуть вам зробити ваші листи ефективнішими:
1. Грамотність – наше все.
Це є основою основ. Орфографічні та пунктуаційні помилки неприпустимі у діловому листуванні. Перед надсиланням листа обов’язково перевірте його на наявність помилок.
Використовуйте онлайн сервіси перевірки орфографії та пунктуації: Ворд, Google Docs, Орфограф
2. Ясність та лаконічність.
Викладайте свої думки чітко та ясно. Не лийте воду, пишіть у справі. Використовуйте прості пропозиції, уникайте канцеляризмів та жаргонних виразів.
Приклад:
Замість: “У зв’язку з вищевикладеним, прошу Вас розглянути можливість …”
Напишіть: “Прошу Вас розглянути можливість …”
3. Повага до адресата.
Чемно звертайтеся до адресата, навіть якщо ви його не знаєте. Використовуйте ввічливі формулювання та уникайте грубості.
Приклад:
Замість: «Вітаю, Іванове Іване Івановичу!»
Напишіть: «Шановний Іване Івановичу!»
4. Структура письма.
Лист повинен мати чітку структуру. На початку листа представтеся і поясніть, навіщо ви пишете. В основному викладіть суть справи. Наприкінці листа підсумуйте і попрощайтеся.
Приклад:
Тема: Запит комерційної пропозиції
Шановне [Ім’я Прізвище]!
Мене звуть [Ваше ім’я], і я працюю в компанії [Назва компанії].
Пишу Вам з метою запросити комерційну пропозицію на постачання [назва товару/послуги].
У прикріпленому файлі Ви знайдете докладнішу інформацію про наші потреби.
Буду вдячний за Ваш оперативний розгляд запиту.
З повагою,
[Ваше ім’я]
5. Інформативність.
У листі має бути вся необхідна інформація. Не примушуйте адресата ставити вам додаткові запитання.
Приклад:
Неправильно: “Прошу надати інформацію про Вашу продукцію.”
Правильно: «Прошу надати інформацію про Вашу продукцію, включаючи каталог товарів, ціни та умови доставки.»
6. Заголовок листа.
Заголовок має бути інформативним і відображати суть листа.
Приклад:
Замість: «Лист»
Напишіть: “Запит комерційної пропозиції”
7. Підпис.
У підписі вкажіть своє ім’я, посаду, компанію та контактну інформацію.
Приклад:
[Ваше ім’я] [Посада] [Назва компанії] [Контактна інформація]
8. Перевірка.
Перед надсиланням листа ще раз його перечитайте. Переконайтеся, що в ньому немає помилок, і воно відповідає всім перерахованим вище правилам.
9. Використовуйте шаблони.
Для типів листів, що часто повторюються, можна використовувати шаблони. Це допоможе вам заощаджувати час та сили.
Приклад: Шаблон листа-подяки за співпрацю.
10. Експериментуйте.
Не бійтеся експериментувати з форматом та стилем письма. Головне, щоб воно було інформативним, ввічливим та зрозумілим.
Приклад: Використання інфографіки для подання інформації.
Пам’ятайте, що ділове листування – це відображення вашого професіоналізму. Чим грамотніше і лаконічніше ви писатимете, тим краще враження справите на оточуючих.
Дотримуючись цих простих правил, ви зможете зробити своє ділове листування більш ефективним і цікавим.