В век мессенджеров и социальных сетей электронная почта остается одним из главных инструментов делового общения. Уметь грамотно и лаконично писать письма – значит производить хорошее впечатление на коллег, партнеров и клиентов. Но в университетах, как правило, не дают тех практических навыков, которые действительно нужны в реальной деловой переписке.
Вот несколько простых правил, которые помогут вам сделать ваши письма более эффективными:
1. Грамотность – наше всё.
Это основа основ. Орфографические и пунктуационные ошибки недопустимы в деловой переписке. Перед отправкой письма обязательно проверьте его на наличие ошибок.
Используйте онлайн сервисы проверки орфографии и пунктуации: Ворд, Google Docs, Орфограф
2. Ясность и лаконичность.
Излагайте свои мысли четко и ясно. Не лейте воду, пишите по делу. Используйте простые предложения, избегайте канцеляризмов и жаргонных выражений.
Пример:
Вместо: «В связи с вышеизложенным, прошу Вас рассмотреть возможность…»
Напишите: «Прошу Вас рассмотреть возможность…»
3. Уважение к адресату.
Вежливо обращайтесь к адресату, даже если вы его не знаете. Используйте вежливые формулировки и избегайте грубости.
Пример:
Вместо: «Приветствую, Иванов Иван Иванович!»
Напишите: «Уважаемый Иван Иванович!»
4. Структура письма.
Письмо должно иметь четкую структуру. В начале письма представьтесь и объясните, зачем вы пишете. В основной части изложите суть дела. В конце письма подведите итог и попрощайтесь.
Пример:
Тема: Запрос коммерческого предложения
Уважаемая [Имя Фамилия]!
Меня зовут [Ваше имя] и я работаю в компании [Название компании].
Пишу Вам с целью запросить коммерческое предложение на поставку [название товара/услуги].
В прикрепленном файле Вы найдете более подробную информацию о наших потребностях.
Буду признателен(на) за Ваше оперативное рассмотрение запроса.
С уважением,
[Ваше имя]
5. Информативность.
В письме должна быть вся необходимая информация. Не заставляйте адресата задавать вам дополнительные вопросы.
Пример:
Неправильно: «Прошу предоставить информацию о Вашей продукции.»
Правильно: «Прошу предоставить информацию о Вашей продукции, включая каталог товаров, цены и условия доставки.»
6. Заголовок письма.
Заголовок должен быть информативным и отражать суть письма.
Пример:
Вместо: «Письмо»
Напишите: «Запрос коммерческого предложения»
7. Подпись.
В подписи укажите свое имя, должность, компанию и контактную информацию.
Пример:
[Ваше имя] [Должность] [Название компании] [Контактная информация]
8. Перепроверка.
Перед отправкой письма еще раз его перечитайте. Убедитесь, что в нем нет ошибок, и оно соответствует всем вышеперечисленным правилам.
9. Используйте шаблоны.
Для часто повторяющихся типов писем можно использовать шаблоны. Это поможет вам экономить время и силы.
Пример: Шаблон письма-благодарности за сотрудничество.
10. Экспериментируйте.
Не бойтесь экспериментировать с форматом и стилем письма. Главное, чтобы оно было информативным, вежливым и понятным.
Пример: Использование инфографики для наглядного представления информации.
Помните, что деловая переписка – это отражение вашего профессионализма. Чем грамотнее и лаконичнее вы будете писать, тем лучшее впечатление произведете на окружающих.
Следуя этим простым правилам, вы сможете сделать свою деловую переписку более эффективной и интересной.